Centrum Certyfikacji Jakości WAT. Dlaczego certyfikacja jest niezbędna?

Defence24.pl: Na początku poproszę o wyjaśnienie... Centrum Certyfikacji Jakości (CCJ) jest akredytowaną jednostką certyfikującą, która funkcjonuje w strukturze Wojskowej Akademii Technicznej (WAT) na Wydziale Bezpieczeństwa, Logistyki i Zarządzania. Czy CCJ jest jednostką autonomiczną WAT?

dr inż. Joanna Jasińska: CCJ jest jednostką organizacyjną funkcjonującą w strukturach WAT ale z dużą autonomią. Ta autonomia wynika ze specyfiki naszej działalności certyfikacyjnej, jako jednostki akredytowanej w krajowym systemie akredytacji. Bezpośrednim przełożonym dyrektora CCJ jest oczywiście Dziekan Wydziału, jednak decyzje dotyczące naszych działań certyfikacyjnych (np. komu wydawany jest certyfikat) podejmowane są samodzielnie, autonomicznie. Co ważne, CCJ nie przeprowadza procesów certyfikacji jednostek organizacyjnych Wojskowej Akademii Technicznej. W ten sposób zapewniamy bezstronność, bez ryzyka „familiarności".

Pani Dyrektor, proszę wyjaśnić, po co jest w ogóle certyfikacja? Wyroby i usługi oferowane wojsku przez polski i zagraniczny przemysł, są przecież sprawdzane z udziałem Rejonowych Przedstawicielstw Wojskowych (RPW) i wojska (np. w ramach badań wstępnych, czy kwalifikacyjnych oraz podczas typowych odbiorów wojskowych). Czy CCJ wpisuje się w te działania, czy realizuje zadania zupełnie oddzielnie?

JJ: Certyfikacja jest niezależną i obiektywną oceną spełnienia wymagań określonych w normach ale należy rozróżnić certyfikację systemów zarządzania od certyfikacji wyrobów. My zajmujemy się przede wszystkim certyfikacją systemów zarządzania na zgodność z wymaganiami normalizacyjnymi (np. ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, czy AQAP – Allied Quality Assurance Publication).

CCJ, poprzez realizację procesów certyfikacji systemów zarządzania wykonawców potencjalnych umów w zakresie dostaw sprzętu wojskowego, stanowi swoiste przygotowanie tych wykonawców do realizacji kontraktów zawierających wymagania międzynarodowych norm serii ISO i publikacji AQAP (i innych norm), co z kolei ułatwia komunikację przedstawicieli RPW (będących w strukturach Agencji Uzbrojenia) z wykonawcami podczas nadzorowania umów.  

Jeżeli firma certyfikowana przez CCJ, produkująca wyroby i/lub świadcząca usługi dla wojska podpisze umowę z klauzulami jakościowymi (zgodnie z wymaganiami NATO, według dokumentu STANAG 4107), to RPW już mają pewność, że elementy systemowe zostały sprawdzone przez nas i mogą się skupić konkretnie na sprawdzeniu samego wyrobu lub usługi w ramach realizacji kontraktu. W trakcie audytu systemu zarządzania nie wchodzimy mocno w technologię, lecz głównie w system zarządzania.

Sprawdzamy więc, czy właściwie jest wdrożony i udokumentowany system, czy są właściwie określone cele, czy procesy są monitorowane, czy wystąpiły jakieś niezgodności, jak są realizowane działania korygujące w odniesieniu do nich, w jaki sposób planowana jest jakość, jak zarządza się konfiguracją, czy niezawodnością, itd. Certyfikat nasz potwierdza zatem spełnienie wymagań odpowiednich norm w powyższym zakresie. Ułatwia też działania podejmowane przez RPW w ramach nadzorowania realizacji kontraktów. Ogranicza zdecydowanie ryzyko, związane z ewentualną możliwością realizowania przez firmy kontraktów w sposób niezgodny z wymaganiami wojska.

Czy to znaczy, że te wszystkie organizacje, które biorą udział w przetargach i chcące oferować swoje wyroby/usługi dla wojska muszą wcześniej przejść certyfikację?

JJ: Osobiście chciałabym, aby tak było. Według mnie miałoby to sens. Jednak wprost takiego wymagania prawnego nie ma. Przystąpienie do certyfikacji jest dobrowolne. Są to dobre praktyki, bo certyfikacja buduje zaufanie firmy wobec Zamawiającego, zaufanie, że wyrób będzie wyprodukowany (usługa będzie świadczona) zgodnie z wymaganiami jakościowymi w ramach funkcjonującego systemu zarządzania z uwzględnieniem m.in. zasad zarządzania ryzykiem kontraktowym.

Jednostka certyfikująca, wydając certyfikat, nie gwarantuje jednak, że wyrób będzie jakościowo najlepszy.

Centrum Certyfikacji Jakości (CCJ) jest jednostką certyfikującą akredytowaną przez Polskie Centrum Akredytacji. Co trzeba spełnić by otrzymać taką akredytację?

JJ: Na początku zaznaczmy, że już od 25 lat posiadamy certyfikat akredytacji, upoważniający nas do certyfikacji systemów zarządzania na zgodność z różnymi normami. Co trzeba zrobić, żeby taki certyfikat uzyskać? Mówiąc w ogromnym skrócie: trzeba spełnić wymagania np. normy PN-EN ISO/IEC 17021-1 i złożyć wniosek w PCA, dotyczący zamiaru uzyskania akredytacji. Audytorzy PCA, oceniają wtedy zgodność z ww. normą, oceniają nasze kompetencje. Potem poddajemy się corocznym audytom oraz obserwacjom naszych działań u naszych klientów (w trakcie działań realizowanych przez naszych audytorów).

Pani Dyrektor, wspomniała Pani, że „nie wchodzimy mocno w technologię...". Jednak w ramach akredytacji nr AC 203, autoryzacji Ministra Przedsiębiorczości i Technologii oraz notyfikacji Komisji Europejskiej oferujecie certyfikację wyrobów pirotechnicznych. Na czym to w takim razie polega?

JJ: Mówimy tu o certyfikacji wyrobów. Tym też się zajmujemy (w wąskim zakresie). Przede wszystkim pamiętajmy, że jest pirotechnika „wojskowa" i „cywilna" (np. teatralna, widowiskowa, itp.). Ich funkcjonowanie na rynku regulują różne akty prawne. My zajmujemy się jedynie „pirotechniką cywilną". Jeżeli jakaś organizacja chce wprowadzić na polski rynek wyrób pirotechniczny, który musi być certyfikowany, to akredytowane laboratorium, z którym mamy współpracę, bada taki wyrób.

Później dostajemy sprawozdanie z tych badań i na jego podstawie przyznajemy (lub nie) certyfikat potwierdzający spełnienie szeregu norm, które są wymagane w danej grupie wyrobów pirotechnicznych. Po otrzymaniu takiego certyfikatu dana organizacja może wprowadzać wyrób na rynek (o określonych parametrach) ale do momentu, aż coś w nim nie zmieni. Wtedy znów musi się ponownie poddać procesowi certyfikacji.

Działanie CCJ dotyczy również ekologii. Centrum Certyfikacji Jakości jest bowiem uprawnione do certyfikacji EMS oraz weryfikacji EMAS i przeprowadzania audytu zewnętrznego przedsiębiorców wystawiających dokumenty DPO, DPR, EDPO lub EDPR (zwanego również audytem recyklera) oraz przeprowadzania audytu zewnętrznego organizacji odzysku sprzętu elektrycznego i elektronicznego oraz zakładu przetwarzania. Na czym polega Wasza praca w tym zakresie?

JJ: Wyjaśnijmy, że w odniesieniu do audytu zewnętrznego, wymienionego w Pana pytaniu, rolę regulatora pełni Ministerstwo Klimatu. Sprawuje ono nadzór merytoryczny nad prawidłowością funkcjonowania rynku przy udziale różnych jednostek sektora finansów publicznych, jednostek podległych i/lub nadzorowanych. Dla organizacji z branży odpadowej poddanie się obowiązkowemu, rocznemu audytowi zewnętrznemu jest spełnieniem wymagań prawnych. Pozytywnie zakończony audyt oraz sporządzone z niego sprawozdanie stanowią dla organizacji odzysku i zakładu przetwarzania obiektywny dowód, że podmiot prowadzi swoją działalność zgodnie z prawem i z poszanowaniem środowiska naturalnego.

Realizacja rocznego audytu zewnętrznego jest specyficzną działalnością, nie mieści się w koncepcji oceny zgodności systemu zarządzania, nie kończy się certyfikacją, kończy się wydaniem raportu. Raport stanowi wartościowe źródło informacji o tym, co w firmie funkcjonuje nieprawidłowo, co warto zmienić i w jaki sposób tego dokonać. Realizację rocznego audytu zewnętrznego przedsiębiorców gospodarki odpadowej zleca uprawnionym, akredytowanym jednostkom oceny zgodności. CCJ posiada takie uprawnienia, jest to dodatkowe uprawnienie będące rozszerzeniem kompetencji do weryfikacji EMAS.

EMAS, to wspólnotowy system ekozarządzania i audytu, który jest instrumentem Unii Europejskiej przeznaczonym dla przedsiębiorstw i innych organizacji, które dobrowolnie zobowiązują się do oceny swojego wpływu na środowisko i doskonalenia swojej działalności przyjaznej środowisku. Rejestracja w EMAS wymaga dobrowolnego wdrożenia systemu zarządzania środowiskowego (spełniającego wymagania zbliżone do zawartych w normie ISO 14001), przygotowania deklaracji środowiskowej oraz weryfikacji przez niezależną jednostkę certyfikującą. CCJ jest taką uprawnioną jednostką. Dopiero po zatwierdzeniu przez CCJ zwalidowanego sprawozdania EMAS możliwy jest wpis do rejestru  EMAS - listy organizacji zarejestrowanych w systemie ekozarządzania i audytu prowadzonym przez Generalną Dyrekcję Ochrony Środowiska.

CCJ jest także podmiotem uprawnionym do certyfikacji innych programów środowiskowych, np. ISO 14001. Po przeprowadzeniu procesu certyfikacji, po pozytywnym wyniku oceny dokumentacji i audycie, rekomendacji audytora oraz ocenie dowodów zgromadzonych w wyniku audytu, wydajemy certyfikat stwierdzający, że są spełnione wymagania zawarte w tym dokumencie odniesienia.

Zakres prowadzonych przez CCJ prac jest szeroki. Oferujecie certyfikację w zakresie: systemu zarządzania jakością, systemu zarządzania środowiskowego, systemu zarządzania BHP, systemu zarządzania bezpieczeństwem żywności i systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji. Czy do każdego z tych obszarów certyfikacji są inni specjaliści i Wy ich posiadacie?

JJ: Ależ oczywiście. Nie jesteśmy ludźmi Renesansu. Nasi audytorzy muszą mieć wiedzę metodyczną, czyli muszą wiedzieć jak przeprowadzać audyty. Ale przede wszystkim muszą mieć odpowiednią wiedzę branżową potwierdzoną wykształceniem i praktyką zawodową. Przykładowo audytor, aby  zrealizować audyt w  szpitalu musi  wykazać się wiedzą  w zakresie specyfiki, charakteru działalności oraz struktury organizacyjnej jednostki medycznej, procedur świadczenia usług medycznych oraz wymagań prawnych obowiązujących w ochronie  zdrowia.

Ze względu na rodzaj systemów zarządzania oraz zróżnicowanie branżowe wynikające z Polskiej Klasyfikacji Działalności  mamy audytorów podzielonych na: systemy zarządzania, a jeszcze dodatkowo w danym systemie muszą mieć oni kompetencje branżowe. Są one przez nas weryfikowane.

Czy przy takim szerokim zakresie certyfikacji, jaki oferujecie, macie aż tylu specjalistów, by realizować swoje zadania? Czy korzystacie przy tym z bazy Wojskowej Akademii Technicznej?

JJ: Mamy ponad stu audytorów. Sami tę bazę specjalistów tworzyliśmy przez te 25 lat doświadczenia i obecności na rynku. Natomiast nie korzystamy systemowo z pracowników naukowych i dydaktycznych WAT. Jest to oczywiście możliwe, ale każdy audytor musi wcześniej przejść przez „sito" naszych wymagań kwalifikacyjnych. Pracownik WAT może złożyć do nas aplikację, że chce zostać audytorem. Ale od chęci do udziału w audycie jest długa droga. Musi mieć potwierdzenie wiedzy w zakresie zasad audytowania, wiedzy branżowej czyli doświadczenia nabytego w ramach pracy w danym obszarze branżowym.

Co daje certyfikacja sprawdzanym organizacjom. Czy chodzi tylko o przysłowiowy „papier", czy też dana firma może się pochwalić danym certyfikatem w walce o jakieś zamówienie?

JJ: W obecnych czasach posiadanie certyfikatu nie tylko jest ważnym elementem strategii marketingowej i wizerunkowej danej firmy potwierdzającej jej dbałość o spełnienie wymagań klienta ale świadczy o nowoczesnym podejściu do zarządzania. Do wymiernych korzyści certyfikowanego systemu zarządzania zalicza się zwiększenie skuteczności i efektywności realizowanych procesów przyczyniających się do redukcji kosztów oraz optymalizacji prowadzonej działalności, a tym samym do osiągnięcia przewagi konkurencyjnej.

Coraz częściej zauważa się trend oczekiwania certyfikatu systemu zarządzania od dostawców będących w łańcuchu dostaw, jako gwarancji zapewnienia jakości i obniżenia poziomu ryzyka w realizacji kontraktów, a nie rzadko przyczynia się do  osiągnięcia sukcesu w postępowaniach przetargowych.

O potrzebie certyfikacji świadczy wspomniana przeze mnie wcześniej liczba wydanych przez CCJ certyfikatów nie tylko dla przemysłu zbrojeniowego ale też w sektorze cywilnym. Jak widać certyfikacja nie ma ograniczeń. Każdy może się certyfikować pod warunkiem, że spełni wymagania określone w normach. 

Naszym sztandarowym „produktem" jest certyfikacja AQAP i WSK (wewnętrzny system kontroli). Jest to ważne w przypadku obrotu bronią i uzbrojeniem szczególnie teraz, patrząc na to, co się dzieje za wschodnią granicą naszego kraju. Wiele organizacji w tym obszarze funkcjonuje. W związku z tym było duże zainteresowanie firm, które chciały dostarczać kamizelki, hełmy, mundury, systemy łączności, itd. One też potrzebują czegoś więcej niż sama deklaracja, że „wiem co robię". Dzięki certyfikatowi można mieć pewność, że ta firma jest godna zaufania.

W pewnym sensie bierzemy odpowiedzialność za te podmioty. W zasadzie wizytówką jednostki certyfikującej są jej firmy. Im lepiej działają, tym  lepiej są postrzegane przez rynek, tym lepsza jest ocena jednostki certyfikującej.

CCJ prowadzi również szkolenia. Czy jest to związane tylko z procesem certyfikacji?

JJ: Szkolenia przeprowadzamy w wielu obszarach, szczególnie związanych z interpretacją wymagań różnych norm systemów zarządzania niezbędnych do ubiegania się o certyfikację. Ponadto realizujemy szkolenia z zakresu zarządzania ryzykiem, konfiguracją, niezawodnością.

CCJ zgodnie z wymaganiami prawnymi prowadzi szkolenia potwierdzające przygotowanie zawodowe do wykonywania lub kierowania działalnością gospodarczą w zakresie wytwarzania i obrotu materiałami wybuchowymi, bronią, amunicją i wyrobami o przeznaczeniu wojskowym lub policyjnym oraz obrotu technologią o tym przeznaczeniu.

Dużą popularnością  cieszą się też kursy dla audytorów wiodących, dające uprawnienia do realizacji audytów różnych systemów zarządzania zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych – również z ramienia jednostki certyfikującej.

CCJ już od 25 lat zajmuje się certyfikacją systemów zarządzania i wyrobów oraz szkoleniami. Co planujecie w najbliższym czasie, aby jeszcze bardziej rozwinąć swoją działalność?

JJ: Plany rozwojowe mamy bardzo ambitne. CCJ jest w trakcie wdrażania programu certyfikacji dostawców rozwiązań z zakresu elektronicznej identyfikacji (eID) oraz dostawców usług zaufania, którzy oferują swoje produkty będące w stanie w sposób bezpieczny i wygodny zabezpieczyć rosnący wolumen wszelkiego rodzaju transakcji elektronicznych. Usługi obejmujące podpisy elektroniczne, pieczęcie elektroniczne, elektroniczne znaczniki czasu,   certyfikaty uwierzytelniania witryn internetowych są przeznaczone zarówno dla obywateli, przedsiębiorców, jak i administracji publicznej, a ich podstawową korzyścią jest eliminacja „papierowych" procesów, przyspieszenie ich realizacji, jak również większa transparentność dla wszystkich uczestników rynku.

Kolejnym obszarem, w którym chcemy działać jest certyfikacja bezzałogowych statków powietrznych, tzw. dronów cywilnych coraz intensywniej opanowujących przestrzeń powietrzną. Drony są przyszłością dla wielu sektorów. Coraz częściej wykorzystuje się je do celów cywilnych. Powierza się im zadania kontrolne, nadzorcze czy transportowe. Akredytowana usługa certyfikacji daje pewność, że poprawność działania bezzałogowych systemów została zweryfikowana, jest bezpieczna i gotowa do realizacji zadań z uwzględnieniem operatorów i osób postronnych.

W najbliższej przyszłości planowane jest rozszerzenie działalności o samodzielną klasyfikację oraz dopuszczanie do przewozu towarów niebezpiecznych ADR. Ponadto wspólnie z Ministerstwem Rozwoju i Technologii, CCJ opracowuje wytyczne do certyfikacji wykonawców zamówień publicznych. Planujemy również zająć się certyfikacją „cyberbezpieczeństwa" (Ustawa KSC) oraz „RODO", jak tylko opracowane zostaną właściwe akty prawne szczebla krajowego.

Chcemy również oceniać organizacje wpisujące się w koncepcję zrównoważonego rozwoju. Dużo się przecież mówi o tzw. społecznej odpowiedzialności biznesu (CSR) i sprawozdawczości (CSRD). I to staje się wymaganiem w odniesieniu do wielu firm. Należy jednak pamiętać, że certyfikacja jest dobrowolna. Niektóre ministerstwa chcą uzależnić realizację zamówień od posiadania odpowiednich certyfikatów, ale jak na razie nie jest to obowiązek. Na szczęście coraz więcej firm rozumie, jakie to przynosi korzyści. W tym wszystkim możemy naprawdę pomóc.

Mówiąc o planach, nie sposób pominąć zbliżającej się niebawem już XVII edycji konferencji„Problematyka normalizacji, jakości i kodyfikacji w aspekcie integracji z NATO i UE. Jakość - problemy i rozwiązania", która od lat cieszy się dużym zainteresowaniem przemysłu, w tym zbrojeniowego, biznesu, administracji publicznej, środowisk naukowych, oraz związanych z obszarem zarządzania (//www.ccj.wat.edu.pl/konferencja/>). Celem konferencji jest stworzenie przestrzeni do wieloaspektowej dyskusji w zakresie problematyki jakościowej i zarządzania w ujęciu praktycznym.

Już dzisiaj zapraszamy do udziału w konferencji w 2024 roku w ramach obchodów jubileuszu 25 - lecia działalności certyfikacyjnej CCJ.

Ja też zapraszam i bardzo dziękuję za rozmowę

Artykuł sponsorowany