Zamówienia dla wojska. Nowe regulacje etyczne MON [ANALIZA]

Decyzja nr 145/MON Ministra Obrony Narodowej w sprawie zasad postępowania w kontaktach z wykonawcami została opublikowana w Dzienniku Urzędowym MON 14 lipca i wejdzie w życie po 14 dniach od tej daty. Zastąpiła ona decyzję nr 125/MON z 14 kwietnia 2011 r. w sprawie wprowadzenia Kodeksu etycznego postępowania pracowników i żołnierzy. Za zawinione działania określone w nowej decyzji jako niedopuszczalne grozi odpowiedzialność służbowa lub dyscyplinarna.

Publikując nowe regulacje, ministerstwo nałożyło na szefów podległych komórek i jednostek organizacyjnych (dyrektorów, komendantów, kierowników, dowódców i prezesów) obowiązek zapoznania podwładnych z tymi przepisami. Nowe zasady postępowania mają stać się integralną częścią każdej zawieranej od teraz przez MON umowy cywilnoprawnej na świadczenie pracy, a także podstawą do zmian w już zawartych umowach. W każdej takiej umowie cywilnoprawnej ma się znaleźć klauzula uprawniająca do rozwiązania kontraktu w razie złamania nowych przepisów etycznych.

Czytaj więcej: Światowa zbrojeniówka na plusie. W czołówce amerykańskie firmy

Kogo dotyczą zasady postępowania

Nowa decyzja reguluje postępowanie pracowników i żołnierzy komórek organizacyjnych MON oraz jednostek organizacyjnych podległych ministrowi lub przez niego nadzorowanych oraz osób świadczących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych w ministerstwie lub jego jednostkach organizacyjnych. Chodzi tu o postępowanie w stosunku do podmiotów, które:

1. wykonują odpłatne umowy, w szczególności na dostawy, usługi lub roboty budowlane;
2. mogą starać się o zawarcie takich umów;
3. działają w imieniu lub na rzecz ww. podmiotów.

W tym zakresie, jak i w wielu innych nowe zasady postępowania w dużej mierze powtarzają zapisy Kodeksu etycznego z 2011 r. Niejednokrotnie mamy do czynienia z doprecyzowaniem przepisów. Jest jednak kilka znaczących nowości.

Brak świadków = obowiązek nagrywania

Do takich należy zaliczyć obowiązek nagrywania spotkań, które odbywają się bez świadków. Mimo pewnej zmiany w systematyce aktu prawnego nadal będzie obowiązywać zasada "wielu par oczu" – wszelkie spotkania z wykonawcami powinny się odbywać przy udziale co najmniej dwóch osób będących przedstawicielami MON. Do tej pory przepisy nie odpowiadały na pytanie, co jeśli świadków związanych z resortem nie ma. Teraz w takim wypadku ministerstwo nakazuje nagranie całego spotkania (dźwięku lub obrazu i dźwięku). Na taki sposób utrwalenia rozmowy musi zgodzić się wykonawca. Jeśli odmówi, a nie ma możliwości uczestnictwa co najmniej dwóch osób związanych z MON, kontynuowanie spotkania jest niedopuszczalne. Nowe przepisy precyzują ponadto, że nagrania mają być przechowywane przez trzy lata.

"Wskazane jest" zgłaszanie konfliktu interesów

Inna nowość do regulacje dotyczące konfliktu interesów.

Wskazane jest, aby pracownicy i żołnierze komórek i jednostek organizacyjnych oraz osoby fizyczne świadczące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych w Ministerstwie Obrony Narodowej lub w jednostkach organizacyjnych, informowali odpowiednio bezpośrednich przełożonych lub zamawiających o relacjach prawnych lub faktycznych, w których ich interes prywatny (osobisty lub majątkowy), wynikający z powiązań z konkretnym wykonawcą, wpływa, bądź może wpływać na obiektywne i bezstronne wykonywanie powierzonych obowiązków (realny bądź potencjalny konflikt interesów) lub też może być on postrzegany przez opinię publiczną jako znajdujący się w konflikcie z obiektywnym i bezstronnym wykonywaniem realizowanych przez nich obowiązków (postrzegalny konflikt interesów). Przez konflikt interesów należy rozumieć, w szczególności posiadanie powiązań o charakterze finansowym, rodzinnym lub towarzyskim z wykonawcą.

W takiej sytuacji decyzja MON nakłada na przełożonych obowiązek niezwłocznego rozstrzygnięcia o potrzebie podjęcia czynności zaradczych. Może to być wydanie dyspozycji o udziale minimum dwóch osób w realizacji określonych czynności, włączenie dodatkowych mechanizmów nadzorczych, wyłączenie danej osoby z udziału w określonej czynności lub doprowadzenie do rozwiązania umowy z daną osobą. W określonych wypadkach przepisy pozwalają także nie podejmować żadnych czynności:

W przypadku postrzegalnego lub potencjalnego konfliktu interesów dyrektor (szef, komendant, kierownik, dowódca, prezes) komórki lub jednostki organizacyjnej może nie podejmować żadnej czynności zaradczej, jeżeli w pisemnej notatce, zarejestrowanej w kancelarii potwierdzi, że konflikt ten jest w jego ocenie nieistotny z punktu widzenia prawidłowego działania danej komórki lub jednostki organizacyjnej, a samo ujawnienie go przez osobę, pozostającą w konflikcie interesów jest wystarczające do jego skutecznej kontroli.

Referencje

Do tej pory w regulacjach etycznych nie było podstaw do udzielania firmom pozytywnych referencji. Teraz takie poświadczenie będzie można wystawić. Warunkiem jest należyte wykonanie umowy. Niedopuszczalne jest udzielenie referencji wykonawcom, w stosunku do których zamawiający jest uprawniony do zgłoszenia roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, której mają dotyczyć referencje.

Najnowsza decyzja MON – tak jak to było do tej pory – mówi, że niedopuszczalne jest przyjmowanie od wykonawców prezentów w postaci jakichkolwiek korzyści majątkowych lub osobistych. Dopuszczalne jest zaś przyjmowanie materiałów promocyjnych o znikomej wartości handlowej, a dopuszczalne i zalecane – materiałów informacyjnych. Tak jak dotychczas obowiązuje przepis, że niewskazane jest używanie w MON materiałów i oznaczeń promujących wykonawców, w tym także materiałów biurowych. Z regulacji etycznych zniknęła natomiast norma mówiąca, że dopuszczalne jest eksponowanie w salach konferencyjnych lub innych miejscach powszechnie dostępnych w MON materiałów promocyjnych otrzymanych od wykonawców. Zamiast tego pojawiła się norma dopuszczająca eksponowanie w tych samych miejscach "otrzymanych od wykonawców materiałów promujących Siły Zbrojne RP".

Sprawozdawczość nadal obowiązkowa

Z wszelkich kontaktów z wykonawcami osoby biorące w nich udział sporządzają notatkę – ta zasada będzie nadal obowiązywać, choć pewnym modyfikacjom uległy lista wyjątków od niej i lista wymaganych szczegółów. Notatki nie będzie trzeba już wysyłać do szefa Służby Kontrwywiadu Wojskowego. Wystarczy umieszczenie jest w intranecie w zakładce "kontakty z wykonawcami", liczba potencjalnych czytelników znacząco więc wzrośnie.

Czas na sporządzenie notatki został skrócony z 30 do 14 dni do rozmowy. Obowiązek przygotowania takiego sprawozdania od teraz obejmuje też kontakty z podmiotami zainteresowanymi nabyciem nieruchomości Skarbu Państwa lub mienia ruchomego wartego ponad 10 tys. zł.

Czytaj więcej: MON i NIK o budżecie obronnym za 2016 r. 99,7 proc. wykonania vs. rosnący udział zaliczek

Inne istotne regulacje

W kontaktach z wykonawcami żołnierze i pracownicy MON nadal powinni się kierować zasadami:

• godności i honoru
• zdrowego rozsądku i umiaru
• ochrony dobrego imienia MON i sił zbrojnych
• pierwszeństwa interesów MON i sił zbrojnych
• unikania sytuacji, które mogłyby wywoływać powstanie długu materialnego lub honorowego albo poczucia wdzięczności
• unikania zachowań faworyzujących konkretnego wykonawcę oraz – to nowość w przepisach – zasadą bezstronności

Wśród pozostałych istotnych regulacji etycznych, które będą nadal obowiązywały bez zmian lub z niewielkimi zmianami wymienić należy:

• zasadę "każdy płaci za siebie" przy rozliczaniu kosztów;
• zakaz sponsorowania przedsięwzięć organizowanych przez komórki podległe MON;
• zalecenie, by prezentacje i pokazy odbywały się na terenie kontrolowanym przez MON (dopuszczalne są wyjątki);
• zakaz faworyzowania wykonawców, w szczególności przez wcześniejsze udzielanie informacji lub nieuzasadnione ograniczenie dostępu do informacji konkurencji.

Z wnioskiem – także anonimowym – o pisemną interpretację zasad postępowania w kontaktach z wykonawcami można się zwrócić do Biura ds. Procedur Antykorupcyjnych MON. Jego opinia ma charakter wiążący dla wszystkich komórek i jednostek podległych szefowi MON.