Wewnętrzny System Kontroli w zapewnieniu bezpieczeństwa obrotu towarami o znaczeniu strategicznym

Do 1982 r. Wielka Brytania obok Francji i USA była głównym dostawcą uzbrojenia dla Argentyny. Dostarczono między innymi dwa niszczyciele rakietowe Typ 42 oraz samoloty bombowe Canberra, mimo że kraje te od 149 lat nie miały uregulowanej kwestii wysp Falklandzkich, lub jak nazywają je Argentyńczycy: Malwin. W kwietniu 1982 roku Buenos Aires dokonało inwazji na te wyspy, a dwa miesiące później Wielka Brytania odbiła je wskutek bardzo śmiałej, ale też niewspółmiernie drogiej operacji militarnej. Wojna Falklandzka, mimo że wygrana przez Anglików, nie zakończyła sporu o te wyspy i trwa on do dzisiaj. Jednym ze skutków jest blokowanie przez Wielką Brytanię sprzedaży zachodniego uzbrojenia do Argentyny.

Samolot FA-50 posiada w swojej konstrukcji komponenty produkcji brytyjskiej, a ta wskutek międzynarodowych przepisów dotyczących obrotu towarami o znaczeniu strategicznym, już przed dostarczeniem danego podzespołu zna odbiorcę końcowego, więc może odmówić sprzedaży. Argentynie pozostaje zakup samolotów chińskich lub rosyjskich, co prawdopodobnie skończy się nałożeniem sankcji ze strony USA. Może to oznaczać utratę wsparcia technicznego dla większości uzbrojenia, które jest obecnie w służbie Argentyny.

Polska jest członkiem wielu organizacji i ugrupowań nieproliferacyjnych (Organizacji ds. Zakazu Broni Chemicznej - OPCW, Organizacji Układu o Całkowitym Zakazie Prób Jądrowych - CTBTO, Porozumienia z Wassenaar, Grupy Australijskiej, Grupy Dostawców Jądrowych - NSG, Komitetu Zanggera, Reżimu Kontrolnego Technologii Rakietowych - MTCR) oraz stroną ważnych traktatów i konwencji zajmujących się obrotem uzbrojenia i sprzętu wojskowego. W 1995 roku podpisano porozumienie z Wassenaar którego celem jest zapewnienie dobrych praktyk w transferach uzbrojenia i sprzętu wojskowego na poziomie regionalnym i międzynarodowym.

W Unii Europejskiej obrót towarami o znaczeniu strategicznym reguluje Rozporządzenie Rady (WE) nr 428/2009 z dnia 5 maja 2009 r. ustanawiające wspólnotowy system kontroli wywozu, transferu, pośrednictwa i tranzytu w odniesieniu do produktów podwójnego zastosowania. W załącznikach do Rozporządzenia zdefiniowano wykaz produktów podwójnego zastosowania (załącznik I), oraz rodzaje generalnych unijnych zezwoleń na wywóz w odniesieniu do niektórych rodzajów eksportu (załącznik IIa–IIf). Rozporządzenie oraz załączniki podlegają aktualizacji.

W Polsce obrót towarami o znaczeniu strategicznym realizowany jest zgodnie z ww. Rozporządzeniem oraz z Ustawą z dnia 29 listopada 2000 r. „O obrocie z zagranicą towarami, technologiami i usługami o znaczeniu strategicznym dla bezpieczeństwa państwa, a także dla utrzymania międzynarodowego pokoju i bezpieczeństwa” wraz z późniejszymi zmianami (Ustawa WSK) i związanymi z nią rozporządzeniami wykonawczymi. Zgodnie z Ustawą WSK towary o znaczeniu strategicznym podzielono na: uzbrojenie  (wykaz ustanowiony w rozporządzeniu ministra właściwego ds. gospodarki) oraz produkty podwójnego zastosowania (załącznik nr 1 do Rozporządzenia 428/2009). Obrót może obejmować: wywóz, przywóz, transfer wewnątrzunijny lub tranzyt, ale także mniej oczywiste formy jak: usługę pośrednictwa i pomoc techniczną. Usługa pośrednictwa w przypadku produktów podwójnego zastosowania, zgodnie z Rozporządzeniem 428/2009, to negocjowanie lub organizowanie transakcji zakupu, sprzedaży lub dostawy produktów podwójnego zastosowania z państwa trzeciego (poza Unią Europejską) do jakiegokolwiek innego państwa trzeciego; lub sprzedaż lub zakup produktów podwójnego zastosowania znajdujących się w państwach trzecich w celu dokonania ich transferu do innego państwa trzeciego.

Usługa pośrednictwa w przypadku uzbrojenia, zgodnie z Ustawą WSK, to działania dotyczące przemieszczania uzbrojenia pomiędzy dwoma państwami, przy czym żadnym z tych państw nie jest Rzeczpospolita Polska, polegające na: negocjowaniu, doradztwie handlowym oraz pomocy w zawieraniu umów,  uczestnictwie, w jakiejkolwiek formie, w czynnościach związanych z wywozem, przywozem, tranzytem lub zawarciem umowy leasingu, darowizny, pożyczki, użyczenia oraz wniesieniem aportu do spółki, zakupie, sprzedaży lub transferze.

Nie mniej interesująco wygląda kwestia „pomocy technicznej”, dotyczy ona nie tylko wsparcia technicznego i napraw, ale także m.in.: udzielenia instrukcji, szkolenia lub usługi konsultingowej. Ulotne formy usługi pośrednictwa i pomocy technicznej mogą stanowić ryzyko dokonania nieświadomego obrotu. Niektóre formy obrotu mogą być zrealizowane przez przedsiębiorcę tylko na podstawie jednego z zezwoleń: indywidualnego, globalnego, krajowego zezwolenia generalnego lub generalnego unijnego zezwolenia.

W myśl ustawy WSK, w przypadku ubiegania się o zezwolenie na obrót uzbrojeniem (lub korzystania z krajowego zezwolenia generalnego) przedsiębiorca zobowiązany jest wdrożyć i utrzymywać Wewnętrzny System Kontroli (WSK). Ustanowienie systemu WSK wymaga określenia:

- zadań organów przedsiębiorstwa w zakresie potwierdzenia zakresu WSK z obowiązującymi wymaganiami,

- podstawowych zadań, w tym uprawnień i odpowiedzialności na stanowiskach pracy związanych z kontrolą i zarządzaniem obrotem,

- zasad doboru pracowników poprzez zdefiniowanie kryteriów kompetencyjnych,

- zasad archiwizacji danych, czyli przygotowania ewidencji obrotu zgodnie z przepisami,

- reguł kontroli wewnętrznej z wykorzystaniem takich mechanizmów jak audit wewnętrzny i przegląd zarządzania,

- wszystkich etapów realizacji zamówień,

- zasad planowania i organizacji szkoleń.

Ustawa WSK narzuca na przedsiębiorcę dokonującego obrotu towarami o znaczeniu strategicznym wiele obowiązków, takich jak prowadzenie ewidencji z rozróżnieniem rodzaju obrotu, w postaci papierowej lub elektronicznej, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rozwoju z dnia 1 października 2020 r. Rozporządzenie ustanawia zasady przechowywania zapisów, rejestrów oraz dokumentów gromadzonych w ramach transakcji przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano obrotu. W przypadku korzystania z unijnych lub krajowych zezwoleń generalnych kolejnym obowiązkiem przedsiębiorcy jest przekazanie organowi kontroli obrotu corocznej informacji o realizacji obrotu, w terminie do końca I kwartału następnego roku.

Obrót towarami o znaczeniu strategicznym jest kontrolowany przez Ministra właściwego do spraw gospodarki, czyli obecnie Departament Obrotu Towarami Wrażliwymi i Bezpieczeństwa Technicznego - Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii. Kontrola obejmuje w szczególności: przestrzeganie zgodności obrotu z zezwoleniem, ocenę prawidłowości prowadzenia ewidencji oraz funkcjonowanie Wewnętrznego Systemu Kontroli w przedsiębiorstwie. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości podmiot kontrolowany musi w przeciągu miesiąca przywrócić stan zgodny z Ustawą WSK. W przeciwnym razie zostaną cofnięte zezwolenia indywidualne lub zezwolenia globalne, a także organ kontroli obrotu wyda decyzję administracyjną zakazującą podmiotowi korzystania z zezwolenia generalnego. Realizacja obrotu towarami o znaczeniu strategicznym niezgodnie z wymaganiami Ustawy WSK grozi sankcjami prawnymi w postaci pozbawienia wolności od roku do 10 lat lub karą pieniężną w wysokości do 200 000 zł.

Posiadanie systemu WSK zwiększa bezpieczeństwo prawne transakcji i buduje wiarygodność organizacji. W przypadku obrotu uzbrojeniem zgodnie z Ustawą WSK wymagana jest certyfikacja systemu WSK. Certyfikację mogą przeprowadzać tylko upoważnione jednostki posiadające akredytację w ramach krajowego systemu akredytacji. Na podstawie Rozporządzenia Ministra Gospodarki z 6 maja 2013 r. poz. 525 „w sprawie wykazu jednostek certyfikujących upoważnionych do prowadzenia certyfikacji zgodności i kontroli zgodności funkcjonowania wewnętrznego systemu kontroli”) Centrum Certyfikacji Jakości Wojskowej Akademii Technicznej (CCJ WAT) zostało upoważnione do prowadzenia certyfikacji zgodności i kontroli funkcjonowania wewnętrznego systemu kontroli. W ramach działalności certyfikacyjnej CCJ wydało ponad 480 certyfikatów na zgodność systemu WSK z Ustawą WSK wysuwając się tym samym na pozycję lidera w certyfikacji tego systemu. Ocena systemu WSK przebiega jednocześnie z oceną spełnienia wymagań w zakresie zarządzania jakością dlatego warto rozważyć certyfikację WSK równolegle z ISO 9001 (QMS). Pozwoli to na zintegrowanie obrotu towarami o znaczeniu strategicznym z realizowanymi procesami, doskonalenie systemu zarządzania oraz na optymalizację zasobów i marketingowe wzmocnienie wizerunku firmy.

Certyfikat na zgodność z wymaganiami WSK wydawany jest na okres trzech lat, pod warunkiem przeprowadzenia w cyklu certyfikacji trzech kontroli mających na celu ocenę ciągłości utrzymywania zgodności funkcjonowania systemu z ustawą WSK. Choć certyfikacja WSK jest wymagana tylko w przypadku obrotu uzbrojeniem, warto rozważyć certyfikację systemu WSK w przypadku obrotu produktami podwójnego zastosowania. Ponadto warto zwrócić uwagę, że w grupie towarów o znaczeniu strategicznym znajdują się wyroby nabywane na potrzeby sił zbrojnych. Dlatego dużo organizacji decyduje się na równoległą certyfikację WSK i systemu AQAP (Allied Quality Assurance Publication - Publikacja Sojusznicza Zapewnienia Jakości zawierająca wymagania dotyczące zapewnienia jakości dla organizacji realizujących dostawy dla wojska).

Zasady certyfikacji systemu WSK stosowane przez Centrum Certyfikacji Jakości są zamieszczone naszej stronie internetowej - www.ccj.wat.edu.pl. Zapraszamy do kontaktu poprzez stronę www.ccj.wat.edu.pl lub bezpośrednio z koordynatorem WSK. W celu zdobycia wiedzy w zakresie systemu WSK i innych systemów zarządzania zapraszamy do udziału w naszych szkoleniach.

Artykuł przygotowany przez CCJ WAT