Dlaczego warto mieć certyfikowany system zarządzania w realizacji kontraktów dla wojska?

Artykuł przygotowany przez CCJ WAT

Uzbrojenie oraz sprzęt wojskowy jest specyficzną grupą wyrobów, dla których wymagania jakościowe są formułowane w inny sposób niż dla wyrobów powszechnego użytku. W znacznej mierze wynika to z celu przeznaczenia tych wyrobów, głównie do realizacji operacji wojskowych. Ich trwałość i niezawodność jest czynnikiem decydującym o powodzeniu misji. Jednocześnie jest gwarantem zdrowia i życia żołnierzy użytkujących te wyroby w działaniach militarnych.

W celu ujednolicenia wymagań stawianych organizacjom realizującym dostawy uzbrojenia i sprzętu wojskowego w siłach sojuszu NATO, zostało ustanowione porozumienie standaryzacyjne STANAG 4107. Określa ono zasady nadzorowania realizowanych kontraktów będących przedmiotem umów międzynarodowych, w ramach procesu Rządowego Zapewniania Jakości (GQA), ale też i krajowych, w kierunku minimalizowania ryzyka nie spełnienia wymagań jakościowych oraz zapewnienia dostaw wyrobów o najwyższej jakości. STANAG 4107 wprowadza wymagania dotyczące zapewnienia jakości dla organizacji realizujących dostawy dla wojska poprzez odpowiednie Publikacje Sojusznicze Zapewnienia Jakości AQAP (Allied Quality Assurance Publication).

Dla przykładu:

• AQAP 2110 dla projektowania, prac rozwojowych i produkcji,
• AQAP 2310 dla przemysłu lotniczego, kosmicznego i obronnego,
• AQAP 2210 dla oprogramowania,
• AQAP 2105 dla opracowania planów jakości,
• AQAP 2131 dla kontroli końcowej i badań.

Praktyka pokazuje, że dostawcy, którzy nie mają funkcjonującego skutecznego systemu zarządzania jakością zgodnego z AQAP, w przypadku podpisania kontraktu, napotykają na wiele trudności i problemów z poprawnym zastosowaniem jego wymagań. W konsekwencji może to skutkować nieterminową realizacją kontraktu czy też odrzuceniem wyrobu przez przedstawiciela rządowego zapewnienia jakości (GQAR). W tym kontekście szczególnego znaczenia nabiera wcześniejsza ocena systemu potencjalnego dostawcy przez niezależną jednostkę certyfikującą (stronę trzecią), która przeprowadzając audity w obszarze AQAP jest w stanie w sposób obiektywny i kompetentny zidentyfikować mocne i słabe strony oraz niezgodności związane z działalnością organizacji. Niewątpliwie do takiej oceny potrzebna jest ekspercka wiedza z zakresu technologii wyrobu obronnego, praktyczna umiejętność interpretacji wymagań AQAP oraz znajomość obowiązujących regulacji w resorcie sił zbrojnych. 

Kryteria te spełnia Centrum Certyfikacji Jakości Wojskowej Akademii Technicznej (CCJ WAT), które przez ponad dwadzieścia lat poddało certyfikacji 1400 organizacji zarówno z sektora obronnego, jak i cywilnego. Ponadto jako akredytowana przez Polskie Centrum Akredytacji (AC 057) jednostka certyfikująca ocenia systemy zarządzania jakością (ISO 9001), środowiskiem (ISO 14001), bezpieczeństwem informacji (ISO 27001), bezpieczeństwem i higieną pracy (ISO 45001). CCJ WAT jest też uprawnione przez ministerstwo właściwe ds. gospodarki do certyfikacji Wewnętrznego Systemu Kontroli (WSK). Pełen zakres usług certyfikacyjnych CCJ WAT prezentowany jest na stronie www.ccj.wat.edu.pl.

Deklaracja spełnienia AQAP 2110 wymaga od organizacji ustanowienia, wdrożenia, udokumentowania oraz stałego doskonalenia pod względem skuteczności i ekonomiczności systemu zarządzania zgodnego z normą ISO 9001:2015, uwzględniającego również planowanie jakości, zarządzanie ryzykiem, konfiguracją i niezawodnością. W każdej organizacji system będzie wyglądał nieco inaczej, w zależności od wielu czynników tj. np. wielkości, struktury, formy organizacyjnej, zakresu prowadzonej działalności, uwarunkowań rynkowych, zaawansowania technicznego, organizacyjnego i kompetencji pracowników. Posiadanie wdrożonego systemu zgodnego z wymaganiami AQAP jest obligatoryjne dla przedsiębiorstw   dostarczających wyroby lub świadczących usługi zamawiane przez Siły Zbrojne RP lub pozostałe armie NATO. Dlatego uzasadnionym jest wdrożenie, utrzymywanie i certyfikacja systemu zgodnego z wymaganiami AQAP dla firm zainteresowanych projektowaniem, produkcją i/lub dostawami dla wojska w kontekście pozyskiwania nowych zamówień oraz skutecznego utrzymywania dotychczasowych kontraktów.

Posiadanie przez dostawcę systemu zarządzania jakością zgodnego z publikacją standaryzacyjną AQAP jest wymaganiem kontraktowym, którego spełnienie oceniane jest przez (GQAR)/zamawiającego na mocy Decyzji Ministra Obrony Narodowej Nr 126/MON w sprawie zapewnienia jakości sprzętu wojskowego i usług, których przedmiotem jest sprzęt wojskowy (Dz. Urz. Min. Obr. Nar. z 2019 r., poz. 159). Należy jednak zdawać sobie sprawę z ryzyka wynikającego z niewłaściwej interpretacji wymagań AQAP przez dostawcę, który posiada system wyłącznie na etapie realizowanego kontraktu. Biorąc pod uwagę reżim jakościowy i terminowy związany z zawartą umową dostawca może nie sprostać stawianym wymaganiom. Aby system był skuteczny i użyteczny musi opierać się na mocnych podstawach zbudowanych na świadomości organizacji w zakresie zarządzania ryzykiem, konfiguracją i niezawodnością potwierdzonej w praktyce.

Rozwiązaniem problemu, które może być korzystne zarówno dla dostawcy jak i zamawiającego, jest wcześniejsza ocena systemu zarządzania jakością przez niezależną jednostkę certyfikującą, która posiada odpowiednie kompetencje, doświadczenie oraz wiarygodność w obszarze certyfikacji AQAP. Pozytywne wyniki z przeprowadzonego procesu certyfikacji utwierdzają w pewności i dają zaufanie, że dostawca posiada system zarządzania jakością zgodny z określoną publikacją AQAP jest przygotowany do realizacji kontraktów.

Certyfikacja AQAP jest procesem przygotowującym dostawców do realizacji kontraktów służącym pogłębieniu świadomości jakościowej oraz redukcji błędów w skomplikowanym łańcuchu dostaw sprzętu wojskowego. Jest to warunek konieczny do utrzymania niezawodności, bezpieczeństwa eksploatacji wyrobów oraz spełnienia wymagań zamawiającego. W ramach trzyletniego cyklu certyfikacji odbywają się coroczne wizyty auditorów CCJ WAT u dostawców w celu oceny zgodności systemu zarządzania z AQAP i ISO 9001 oraz skuteczności wprowadzonych działań przez organizacje po wcześniejszych auditach. Z doświadczeń i obserwacji wynika, że audity są dużą wartością dodaną w zakresie doskonalenia systemu zarządzania organizacją i bezpośrednio przekładają się na sukces realizacji kontraktu oraz zachowanie wizerunku rzetelnej i wiarygodnej firmy.

Warto zwrócić uwagę, że certyfikacja AQAP realizowana przez CCJ WAT jest również dobrym narzędziem w procesie zapewnienia jakości sprzętu wojskowego w całym cyklu życia wyrobu. Proces certyfikacji realizowany jest przez CCJ WAT w powtarzalnym cyklu, stąd też wiedza na temat dostawcy jest dostępna nie tylko na etapie zawierania kontraktu ale również w fazie eksploatacji wyrobu, realizacji reklamacji, usług serwisowych, usług szkoleniowych, itp. Ponadto informacja z oceny dostawcy mogłaby być wykorzystywana przez zamawiającego już na etapie przedkontraktowym, co pozwoliłoby na wyeliminowanie dostawców nierzetelnych, których deklaracje na temat posiadania systemu AQAP nie znajdują odzwierciedlenia w rzeczywistości. Rozwiązanie takie niesie za sobą dodatkową korzyść dla zamawiającego, który w procesie nadzorowania jakości może się skupić wyłącznie na ocenie wybranych procesów pod względem zdolności do spełnienia wymagań umowy, ze szczególnym uwzględnieniem obszarów zidentyfikowanego ryzyka. Pozwala to na odciążenie strony zamawiającej w zakresie nadzoru nad systemem i stworzy możliwość zwiększenia nadzoru nad wyrobem.

W nawiązaniu do decyzji o utworzeniu Agencji Uzbrojenia, której zadaniem będzie nadzór nad sprzętem wojskowym w całym cyklu jego życia, współpraca z CCJ WAT może stanowić płaszczyznę wymiany wiedzy w zakresie deklarowanych możliwości realizacyjnych dostawców. Na etapie postępowania pozwoli wyeliminować podmioty gospodarcze, których deklaracje dotyczące przygotowania do realizacji kontraktów nie znajdują pokrycia w rzeczywistości, a na etapie eksploatacji dostarczy pewności, że sprzęt wojskowy będzie należycie serwisowany, zarówno w zakresie napraw gwarancyjnych jak i również podczas napraw pogwarancyjnych. Te działania umożliwią zwiększenie efektywności dostaw uzbrojenia i sprzętu wojskowego przy niezmienionej, odpowiedniej jakości tego sprzętu.  

Centrum Certyfikacji Jakości WAT jako instytucja resortu obrony narodowej od ponad dwóch dekad certyfikuje systemy zarządzania jakością dostawców sprzętu dla wojska pod względem ich zgodności z wymaganiami publikacji AQAP. Podstawowym warunkiem potwierdzenia certyfikacji AQAP jest spełnienie wymagań zawartych w normie ISO 9001:2015, z uwzględnieniem kontekstu bezpieczeństwa i obronności. CCJ WAT nie tylko certyfikuje ale również przekazuje wiedzę i doświadczenie w ramach prowadzonych szkoleń, których tematyka dotyczy zintegrowanych systemów zarządzania, w tym interpretacji wymagań AQAP i ISO 9001:2015, niezawodności, zarządzania konfiguracją i zarządzania ryzykiem AQAP. Pełna oferta szkoleniowa znajduje się na stronie internetowej www.ccj.wat.edu.pl.

Na przestrzeni lat obserwujemy ewolucję w formułowaniu wymagań AQAP ale niezmiennie posiadanie certyfikatów AQAP stanowi potwierdzenie wiarygodności oraz stopnia dojrzałości organizacji niezbędnej do  realizacji kontraktów dla wojska. Dla Zamawiającego certyfikat jest  potwierdzeniem wiedzy, doświadczenia i możliwości dostawcy w zapewnieniu wymagań jakościowych sprzętu i uzbrojenia w aspekcie realizacji kontraktu. Biorąc pod uwagę coraz większą świadomość społeczną w zakresie korzyści płynących z posiadania certyfikowanych systemów zarządzania można przewidywać, że w niedalekiej przyszłości posiadanie certyfikatu może być dla dostawców wymaganiem obligatoryjnym.

Artykuł przygotowany przez CCJ WAT